Le calendrier est réalisé sur une année scoute. Il est proposé en septembre, lors de la réunion des familles pour approbation après d'éventuelles modifications.
Toute les activités sont obligatoires, car elles sont liées dans un projet pédagogique à l'année.
En cas d'impossibilité (maladie, aléas divers...), c'est la famille qui prévient le Directeur au moins 48h avant, par mail, SMS, ou par téléphone.
Le responsable d'Unité ou le Chef de Groupe envoie une newletter à chaque adhérent environ 10 jours avant la rencontre pour communiquer toute informations pertinentes. Par la même occasion, il rappelle les dates de la rencontre suivante et donne des projections sur certaines activités moyen et long terme.